Cuando un trabajador deja la empresa, desde su ficha puedes traspasar sus tareas a otro con el botón Sustituir. Hasta ahora, todas sus actividades pendientes pasaban al nuevo trabajador, incluidas las de los días en que el anterior todavía seguía trabajando.
Ahora la ventana de sustitución pide la fecha de inicio, que por defecto es hoy. Las actividades previstas desde esa fecha pasan al nuevo trabajador; las de días anteriores se quedan con quien se va, para que pueda terminarlas.
En el planificador de recursos, las tarjetas de las actividades solo mostraban el cliente y la tarea. Para saber a qué proyecto pertenecía una actividad había que pasar el ratón por encima o abrirla.
Ahora la barra del tablero tiene un engranaje con tres casillas: «Cliente», «Tarea» y «Proyecto». Marca las que quieras ver y las tarjetas de las vistas Día y Semana, y de la vista móvil, se actualizan al momento. Por defecto se muestran el cliente y la tarea; el proyecto lo activas tú cuando lo necesites.
Tu elección se guarda en tu navegador, así que el tablero la recuerda la próxima vez que lo abras. Al pasar el ratón por una actividad sigues viendo todos sus datos, tengas marcadas las casillas que tengas.
El tablón documental reúne en un solo sitio los documentos que tu equipo necesita tener a mano: normativas internas, protocolos, manuales, formularios… Cada documento se publica en una categoría y para toda la empresa o solo para los departamentos que elijas, y cada empleado ve únicamente lo que le corresponde.
Los documentos se abren en un visor integrado. Puedes decidir si se pueden descargar o solo leer: en ese caso el visor no permite descargarlos ni imprimirlos. Cuando subes una versión nueva, todos pasan a ver la última automáticamente y el historial de versiones queda guardado.
Puedes dejar un documento programado para que se publique en una fecha, ponerle fecha de caducidad o marcar que sustituye a otro: el antiguo desaparece justo cuando el nuevo entra en vigor. Además, ves quién ha abierto cada documento y quién todavía no, puedes enviarlo por correo a tus compañeros con un enlace, y cada empleado ve de un vistazo cuántos documentos nuevos tiene pendientes de leer.
El tablón documental está disponible como módulo contratable.
Los proyectos y las tareas periódicas tienen un botón Activo/Inactivo para activarlos o desactivarlos. Hasta ahora bastaba un clic para cambiar el estado, sin ningún aviso, así que era fácil desactivar un proyecto o una tarea sin querer al pasar por la lista.
Ahora, al pulsar el botón aparece un aviso con el nombre del proyecto o de la tarea, que indica si se va a activar o a desactivar. El cambio solo se aplica si lo confirmas; si cancelas, todo queda como estaba.
En las tareas periódicas, el aviso de desactivar recuerda además que su fecha de fin pasará a ser hoy, que es lo que ocurre al desactivarlas.
En el planificador de recursos, los trabajadores aparecían siempre en el mismo orden, el del sistema, sin posibilidad de cambiarlo.
Ahora la barra de filtros incluye el selector «Ordenar por», con cinco opciones: «Por defecto» (el orden de siempre), «Nombre» de la A a la Z o de la Z a la A, y «Antigüedad» del más antiguo al más reciente o al revés.
La antigüedad sale de la fecha de antigüedad de la ficha del trabajador; si no la tiene, se usa el inicio de su primer contrato. Los trabajadores sin ninguna de las dos fechas se muestran al final. Los trabajadores que tengas fijados siguen arriba, y el orden elegido se aplica dentro de cada grupo. El tablero recuerda tu elección la próxima vez que lo abras.
Cuando creas una sustitución con detalle, eliges un sustituto para cada proyecto o cliente del trabajador. Hasta ahora, los que dejabas sin sustituto desaparecían al guardar y no volvías a verlos al abrir la sustitución.
Ahora la ficha de la sustitución lista también esos proyectos o clientes, marcados como «Sin sustituto», para que veas de un vistazo qué queda por cubrir. Además hemos corregido que el formulario de edición pudiera quedarse sin detalle cuando algún nombre llevaba comillas, y que al desmarcar «Detalle» se mantuviera como detallada.
En la gestión de vacaciones y ausencias, cada convenio colectivo indica si las vacaciones se cuentan en días laborables o en días naturales. Pero los trabajadores sin convenio contaban siempre en días naturales: una semana de vacaciones de lunes a domingo les restaba 7 días, y la única forma de cambiarlo era ajustar el saldo de cada trabajador a mano.
Ahora hay un parámetro de organización, «Cómputo de vacaciones (trabajadores sin convenio)», con el que eliges el criterio para todos ellos de una vez. En días naturales cuentan todos los días del periodo pedido, fines de semana y festivos incluidos. En días laborables solo cuentan los días laborables: los fines de semana y los festivos del calendario del trabajador no restan días, así que esa misma semana de lunes a domingo consume 5.
El parámetro solo afecta a los trabajadores que no tienen convenio ni en su ficha ni en su contrato; si lo tienen, manda el convenio. Al cambiarlo se actualizan los saldos de este año y de los siguientes de esos trabajadores. Los años anteriores no se tocan, y tampoco los saldos en los que hayas cambiado el tipo de cálculo a mano: esos se respetan.
El mismo criterio se aplica en todas partes: al pedir vacaciones, en los saldos, en el calendario de ausencias del equipo y en sus exportaciones.
Hemos revisado a fondo el informe de rentabilidad para que trabajar con él sea mucho más ágil.
Al pulsar «Mostrar resultado», el formulario se vaciaba: había que volver a marcar uno a uno los empleados o clientes para cambiar cualquier cosa. Ahora conserva el intervalo, el filtro elegido, los empleados o clientes marcados y las opciones de costes, así que para probar otro intervalo solo cambias las fechas o lo necesario.
El informe de rentabilidad muestra lo que factura y lo que cuesta cada empleado o cliente en el intervalo que elijas. Hasta ahora, el resultado era un único acumulado de todo el intervalo.
Ahora el recuadro de intervalo incluye la casilla «Desglosar por meses». Al marcarla, cada fila del informe —cada empleado o cliente, con su detalle de clientes y proyectos— muestra las ventas, el coste y el margen de cada mes del intervalo, más una columna final con el total del periodo. Los meses sin actividad se marcan con un guion.
Cuando un trabajador que cuenta sus vacaciones en días laborables pedía unos días que incluían un festivo, ese festivo aparecía sin marcar, como si no lo hubiera pedido. Ahora se ve tanto en el calendario de ausencias del equipo como en el calendario del propio trabajador, donde el día alterna entre el color de festivo y el de vacaciones. El festivo sigue sin restarle días de su saldo.